Optimización de procesos
¿Todavía llevas algunos procesos como tus cuentas o el inventario de tu empresa en un cuaderno? No te preocupes, es algo muy común en emprendimiento y hasta empresas pequeñas o medianas, especialmente cuando se comienza con pocos recursos o sin experiencia en herramientas digitales. Sin embargo, pasar del papel a lo digital no solo es más práctico, sino que también te ayuda a evitar errores, ahorrar tiempo y tomar decisiones más inteligentes para tu negocio.
Hoy te mostraremos cómo dar ese paso sin complicarte, usando herramientas como hojas de cálculo en Excel o Google Sheets y otras soluciones fáciles de aplicar.
🖥️ ¿Por qué cambiar el cuaderno por la computadora?
Llevar registros en papel puede parecer cómodo al principio, pero a largo plazo presenta muchos problemas:
- 📉 Los errores son más comunes: errores de suma, confusión en las fechas, no encontrar la información y esto pueden afectar tus finanzas.
- 🔐 No hay respaldo: si pierdes el cuaderno o sufre un daño, pierdes toda la información.
- 🧩 Es difícil ordenar y buscar datos: con el tiempo, todo se vuelve más desorganizado.
Pasar a una hoja de cálculo como Excel o Google Sheets te ofrece muchos beneficios:
✅ Automatización de cálculos: puedes crear fórmulas para sumar, restar y calcular porcentajes automáticamente.
✅ Organización profesional: categoriza por fecha, tipo de gasto, productos o servicios.
✅ Actualización en tiempo real: con Google Sheets puedes trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
✅ Colaboración: comparte el archivo con tus socios o equipo sin tener que estar físicamente juntos.
No necesitas ser experta/o en computación. Solo necesitas dar el primer paso, y poco a poco dominarás lo básico.
🧰 Herramientas gratuitas que puedes empezar a usar hoy
No se trata de invertir en software costoso. Hay muchas plataformas que puedes usar gratis o con una pequeña inversión:
- Excel o Google Sheets
Perfectos para manejar ingresos, egresos, inventario y hasta calcular ganancias. Puedes encontrar plantillas prediseñadas para facilitarte el trabajo. - Canva o Google Forms
Ideales para hacer fichas de productos, formularios de pedidos o encuestas de satisfacción para tus clientes. - Google Drive
Guarda todo en la nube y accede desde tu celular, tablet o computadora. Además, puedes hacer copias de seguridad para no perder tu información. - YouTube
Una fuente inagotable de tutoriales gratuitos donde puedes aprender desde cómo usar una fórmula simple hasta cómo crear dashboards de control.
🧾 Tips para ordenar tus finanzas y tu inventario
Aquí van algunos consejos prácticos que puedes aplicar desde hoy:
- Separa lo personal de lo del negocio o empresa
Es un error muy común mezclar las finanzas del hogar con las de la empresa. Abre una hoja exclusiva para tu emprendimiento y lleva un control claro. - Registra todo, incluso lo más pequeño
A veces no anotamos gastos menores como el café, el transporte o una propina. Pero al final del mes, estos gastos se acumulan. Todo suma. - Haz inventario una vez por semana
No esperes a que falte producto para revisar tu stock. Hazlo semanalmente y evita pérdidas por desorganización o compras innecesarias. - Usa colores, filtros y gráficos en tus hojas de cálculo
Visualmente, el color ayuda a identificar fácilmente lo que es ingreso, egreso, ganancia o pérdida. También puedes usar gráficos para ver tu progreso mes a mes. - Evalúa tu rentabilidad cada mes
Al tener tus datos organizados, puedes analizar qué productos o servicios te dejan más ganancia y cuáles te generan pérdida o estancamiento.
🤝 ¡No estás sola/o en esto!
En Grupo CTM estamos comprometidos con el desarrollo de empresas, negocios, pequeños emprendimientos. Sabemos lo difícil que puede ser manejar todo solo: vender, cobrar, comprar, entregar, y además llevar la parte administrativa.
Por eso te brindamos orientación, herramientas y capacitación para que tu negocio esté más organizado, sea más rentable y tenga bases sólidas para crecer.
Si nunca has usado Excel o Google Sheets, no te preocupes. Podemos enseñarte paso a paso desde cero, con ejemplos reales y lenguaje claro. Porque tu éxito también es el nuestro.
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